Mise en conformité Solva II : comment m’y prendre en tant que courtier?
La mise en conformité avec la Directive Solvabilité II est à ce jour l’un des plus forts enjeux que les assureurs aient à relever. Le sujet doit donc être mené en mode projet, étape par étape.
Les trois premières phases vont avoir pour objectif de délimiter et d’encadrer l’ensemble du projet de mise en conformité, en se posant les questions suivantes :
- De manière globale, quels sont les enjeux de la Directive Solvabilité II pour mon activité ?
- En quoi consiste précisément la réglementation Solvabilité II ?
- Comment envisager la mise en application de Solvabilité II au sein de mon organisation ?
- Quelles sont les principales contraintes que ce projet peut rencontrer ?
Ces étapes de réflexion sur le cadre du projet, l’analyse de l’existant et les cibles concernés vont alimenter, en phase 4, un plan d’action adapté et efficace permettant d’aboutir en phase 5 à une déclinaison de procédure pour chaque domaine concerné.
L’un des domaines d’intervention incontournables étant bien évidemment celui du système d’information, qui va permettre la traçabilité et le reporting exigé par cette directive.
Schéma Mise en place d’un plan de mise en conformité avec la Directive Solvabilité II
Notre logiciel accompagne les courtiers dans leur mise en conformité avec Solvabilité II ?
Pour être conforme à Solva II, l’outil informatique du courtier devrait être en capacité de tracer les échanges et les relations du courtier avec ses clients et ses partenaires, d’archiver les documents contractuels clés ou encore de mettre en place des process de gestion personnalisés.
Que ce soit via le module Courrier, l’archivage électronique de document ou encore le paramétrage d’écran et de règles de gestion, le logiciel Novanet peut intervenir à plusieurs niveaux pour accompagner les courtiers dans leur mise en conformité.
Devoir d’information
Certaines informations légales doivent être communiquées par le courtier à ses nouveaux clients (et aux anciens clients en cas de changement de situation du courtier)
Comment Novanet y répond ?
Les informations légales à communiquer sont mises en forme et publiées dans un document conçu via le module éditique de Novanet et dont la remise effective au client est matérialisée par un document signé, archivé en GED.
Devoir de Conseil
- Toutes les informations de conseil sur les contrat proposés doivent être communiquées avec clarté et exactitude sur support durable ou facile d’accès
- La remise peut se faire après la conclusion du contrat : cas de besoin de couverture immédiate, ou à distance
Existence de procédure qui permet de garantir :
- La délivrance des conseils (support papier)
- La clarté et l’exactitude des informations
- Le stockage des éléments adressés par e-mail
Comment Novanet y répond ?
Novanet permet l’archivage en GED des documents justificatifs produits aux clients, pour chaque police souscrite. Il est également possible d’archiver les emails envoyés aux clients et leurs PJ.
Obligation de Réclamation
- Information et accès de la clientèle au système de traitement des réclamations
- Organisation du traitement des réclamations
Comment Novanet y répond ?
A travers les fonctionnalités de paramétrage de Novanet, il sera possible de mettre en place une procédure de recueil et de traitement de réclamations via la création d’écrans spécifiques associés à des règles de gestion et/ou l’alimentation des fiches de contact du client;
Médiation
- Obligation d’indiquer sur les supports les coordonnées d’un médiateur
- Informations lisibles et accessibles sur la proposition d’assurance ou sur tout autre support adapté
Comment Novanet y répond ?
Les informations sur la médiation compagnie peuvent être éditées dans chaque modèles de documents clients, via le module éditique de Novanet.
Prudence & Moyens
Déclarer les éléments nécessaires concernant le risque à placer.
Comment Novanet y répond ?
Novanet permet le recueil des données sur les risques assurables, même pour les plus spécifiques (écrans risques spécifiques réalisés via Workflow)
